Instandhaltungsmanagement
Unsere Leistungen
Ihre ausgelagerte Instandhaltungsabteilung
Die upkeepers GmbH bietet Instandhaltungsmanagement für Gastronomie und Handel. Wir steuern für Sie Reparaturen, Wartungen und Prüfungen an Haustechnik, Küchentechnik und sonstigen technischen Anlagen nach Ihren Vorgaben und unter Berücksichtigung bestehender gesetzlicher Anforderungen.
Entscheidend ist die Datenbasis
Kern unseres Erfolgs ist „Emandar“, unsere eigenentwickelte Datenbankanwendung.
Über uns
Hier laufen alle für das Instandhaltungsmanagement maßgeblichen Informationen zusammen:
z.B. Betriebsstammtdaten unserer Kunden, vorhandene technische Anlagen und Geräte, fällige Wartungen und Prüfungen, Störmeldungen, Budgetdaten, Kostenvorgaben, Service- und Prüfberichte.
Gleichzeitig verwaltet „Emandar“ unser Netzwerk aus rund 1.200 Handwerksbetrieben und Dienstleistern aus allen Gewerken. Für die Störungsbeseitigung verfügen wir so stets über den passenden regionalen oder lokalen Auftragnehmer.
Die Integration von kundenseitig vorgegebenen Dienstleistern und Handwerkern in unsere Prozesse ist ebenfalls problemlos möglich.
Prozess Störung / Instandsetzung
Ihr Betrieb meldet eine Störung per Email oder Telefon an unseren Helpdesk. Die Störung wird in „Emandar“ in Form eines Tickets erfasst, qualifiziert und mit den für den meldenden Betrieb hinterlegten Anlagen- und Gerätedaten abgeglichen. So können störanfällige Geräte und Anlagen identifiziert und unwirtschaftliche Reparaturen vermieden werden, aber auch Gewährleistungs- und Garantieansprüche erkannt und durchgesetzt werden.
Nach Prüfung der von Ihnen vorgegebenen Kosten- und Budgetrichtlinien und Berücksichtigung der Dringlichkeit erfolgt entweder sofort ein Auftrag zur Störungsbeseitigung an einen qualifizierten Handwerksbetrieb / Dienstleister, oder es werden Angebote eingeholt und Ihnen zur Entscheidung und Freigabe der Instandsetzungskosten vorgelegt.
Nach Auftragserteilung überwachen wir die fristgerechte Ausführung durch den Handwerker / Dienstleister und stehen diesem für Rückfragen und als Schnittstelle zu den Ansprechpartner:innen in Ihrem Betrieb zur Verfügung.
Ist die Störungsbeseitigung erfolgt, wird dies durch den ausführenden Handwerker / Dienstleister digital zurückgemeldet und das Ticket in „Emandar“ geschlossen. Arbeits- und Serviceberichte werden nach Zugang archiviert und stehen für zukünftige Auswertungen zur Verfügung.
Auf Wunsch erfolgt eine Rechnungsprüfung.
Prozess Wartung & Prüfung
Wartungen und Prüfungen an Geräten und technischen Anlagen (z.B. DGUV3, RLT Hygieneinspektionen, Sachverständigenprüfungen an Aufzügen, Generalinspektionen an Abscheideanlagen) werden in „Emandar“ mit Fälligkeiten und den zu beauftragenden Dienstleistern und Sachverständigen hinterlegt und nach Ihren Vorgaben entweder automatisch bei Fälligkeit oder nach Einzelfreigabe durch Sie beauftragt.
Auch hier überwachen wir die fristgerechte Ausführung und archivieren die Wartungs- und Prüfberichte nach Zugang digital, so dass diese jederzeit bei Kontrollen durch Behörden oder Berufsgenossenschaften verfügbar sind.
